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Business Director / Kaufmännischer Geschäftsführer (m/w/d)

ZU BESETZEN AB 01/08/2024
VOLLZEIT
ANFÄNGLICH BEGRENZT AUF 2 JAHRE
STELLEN-NR: 20231207

Die BBIS Berlin Brandenburg International School ist eine staatlich genehmigte, englischsprachige Ersatz- und Ganztagsschule in freier Trägerschaft mit angegliedertem Internat für die international orientierte Gemeinschaft in der Hauptstadtregion Deutschlands und darüber hinaus. Als eine der weltweit führenden International Baccalaureate (IB)-Schulen ist die BBIS stolz darauf, drei IB Programme für Schülerinnen und Schüler im Alter von 3 bis 19 Jahren anzubieten. Im aktuellen Schuljahr 2023/24 werden ca. 875 Schülerinnen und Schüler aus mehr als 70 Ländern an unserer Schule unterrichtet.

UNSER ENGAGEMENT FÜR VIELFALT, GLEICHBERECHTIGUNG UND ANTIRASSISMUS

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität.

VERANTWORTUNGSPROFIL

Gemeinsam mit dem Schulleiter vertritt der Business Director (w/m/d) als kaufmännischer Geschäftsführer (w/m/d) die gesamte Schule nach innen und außen.

Der Business Director (w/m/d) ist direkt dem School Director (CEO) unterstellt und hat die Ziele des Leitbildes der Schule auf der Grundlage der Schulsatzung und der gesetzlichen Bestimmungen für Bildungseinrichtungen im Land Brandenburg zu erfüllen.

Der Business Director (w/m/d) verpflichtet sich, das Leitbild und das Ethos der Schule sowie die wichtigsten Grundsätze der an der Schule praktizierten Erziehung zu wahren. Sie/er/xier interagiert in effizienter, freundlicher, höflicher und positiver Weise mit allen Mitgliedern der Schulgemeinschaft - insbesondere mit Schülern, Eltern und Mitarbeitern - und sieht sich selbst als integralen Bestandteil der Schulleitung.

Der Business Director (w/m/d) ist für die Leitung der folgenden Abteilungen/Arbeitsbereiche zuständig: Rechnungswesen (mit Buchhaltung, Finanzierung, Einkauf), Government Relations und Legal Compliance, Facility Management (inkl. Immobilien- und Projektmanagement), externe Lieferanten und ausgelagerte Dienstleistungen, Rezeption und Krankenstation.

IHRE AUFGABEN UMFASSEN IM WESENTLICHEN FOLGENDE HAUPTBEREICHE

Rechnungswesen (mit Buchhaltung, Finanzierung und Einkauf)

Das Rechnungswesen umfasst die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Buchführung (Haupt- und Nebenbücher) der BBIS, die Rechnungsstellung, die Überwachung des Zahlungsverkehrs, die Budgetierung/Planung, die enge Zusammenarbeit mit den Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern sowie die vorbereitenden Tätigkeiten für die Erstellung des Jahresabschlusses. Der Business Director (w/m/d) ist außerdem für die gesamte Finanzierung, die Finanz- und Cashflow-Planung und den schulweiten Einkauf verantwortlich.

Im Einzelnen bedeutet dies:

  • Sicherstellung aller rechtlichen und gesetzlichen Anforderungen einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung
  • Organisation und Durchführung einer ordnungsgemäßen Buchführung einschließlich Zahlung und Berichterstattung
  • Monatliche betriebswirtschaftliche Auswertungen einschließlich Prognosen; Erstellung und Analyse und Einhaltung des Plans
  • Erstellung einer jährlichen Finanz- und Cashflow-Planung in Absprache mit dem Bildungsdirektor und allen Schulabteilungen
  • Erstellung einer langfristigen Finanz- und Cashflow-Planung (Long Range), um die Finanzen und alle Investitionen zu planen, zu verwalten und strategisch auszurichten
  • Erstellung der Jahresabschlüsse inkl. Unterstützung der Wirtschaftsprüfer
  • Organisation der Berechnung und Erhebung von Schulgeld
  • Überwachung und Reduzierung der Außenstände
  • Aushandeln, Abschließen und Überwachen von Verträgen und Versicherungen für die Schule
  • Vertretung der Schule bei Behörden, Banken und anderen Organisationen in Finanz- und Steuerangelegenheiten

Facility Management (mit Immobilien)

Das Facility Management umfasst die Wartung und Instandhaltung von Schulgebäuden und Schulgelände sowie von sicherheitsrelevanten Versorgungssystemen.

Im Einzelnen bedeutet dies:

  • Evaluierung und Weiterentwicklung des strategischen Masterplans für den gesamten Schulcampus und das Gelände auf dem Seeberg mit ca. 35 ha einschließlich der Waldflächen sowohl in städtebaulicher Hinsicht als auch in Bezug auf Schulgebäude, Technik, Versorgung, Verkehr und Betrieb der BBIS auf dem Seeberg (Schulcampus)
  • Follow-up CAFM
  • Technische Unterstützung und Kontrolle von externen Firmen und Hausmeistern im Haus
  • Verantwortlich für die Sicherheit auf dem Campus, die Sicherheit am Arbeitsplatz und Notfallverfahren
  • Beaufsichtigung und Kontrolle des Sicherheitsdienstes / Überwachung und Kontrolle der Notfallmaßnahmen im pädagogischen Bereich
  • Kontrolle der Arbeitsschutzthemen und der Arbeitsschutzbeauftragten
  • Kontakt und Kontrolle der externen Firmen für Reinigung, Schulkantine und Catering, Busdienste und für alle anderen externen Firmen auf dem Campus
  • Aushandeln und Abschließen eines angemessenen Versicherungsschutzes für den Schulbetrieb und das Eigentum
  • Nachhalten von Versicherungen und Gebäudeversicherungen
  • Vermietung und Leasing
  • Vertragswesen, Abrechnung von Versorgungsleistungen, Schulverträge, Grundstücksverträge, Schlossverwaltung.
  • Sicherstellung und Einhaltung aller Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen in den Gebäuden und auf dem gesamten Schulgelände.
  • Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Instandhaltung und Renovierung
  • Gewährleistung der ordnungsgemäßen Reinigung, Beheizung und Durchführung anderer Wartungsarbeiten in der Schule.
  • Vertragsverhandlungen mit Catering-Unternehmen sowie Überwachung und Sicherstellung einer guten Qualität des Essens in der Schulcafeteria
  • Sicherstellung und Überwachung aller erforderlichen Investitionen und Anschaffungen
  • Beaufsichtigung von beauftragten Dienstleistern und externem Personal
  • Organisation und Durchführung von Ausschreibungen

Immobilien (als Bestandteil des Facility Managements)

Das Immobilienmanagement umfasst die Entwicklung und Umsetzung der langfristigen strategischen Ausrichtung der Schulgebäude und des Schulcampus in Zusammenarbeit mit der Schulleitung und in Abstimmung mit dem Aufsichtsrat.

Im Einzelnen bedeutet dies:

  • Projektentwicklung/ Campusentwicklung/ Prozessoptimierung
  • Masterplanung und Entwicklungsplanung für den Schulcampus und Bildungsstandort Seeberg, Bewertung
  • Neubau und etagenweiser Umbau von denkmalgeschützten Gebäuden und Anlagen, Management und Bauherrenvertretung bei Großrenovierungen LP 1-9, Flächenmanagement, Kleinprojekte.
  • Budgeterstellung, Controlling, Projektkoordination mit der pädagogischen Abteilung, Planungsbüros, Behörden und der Gemeinde Kleinmachnow
  • Ausrichtung der Gesamtentwicklung der BBIS auf einen "Green Campus" mit technologisch innovativen Konzepten, insbesondere im Hinblick auf die regenerative Energieversorgung zur Reduzierung von CO2 und anderen Umweltbelastungen bis hin zu einem zukunftsweisenden "Green Campus ohne Carbon Footprint"
  • Verkehrskonzepte und Campuslogistik

Operative Zuständigkeiten gegenüber dem Aufsichtsrat

Der Business Director (w/m/d) nimmt zusammen mit dem School Director (CEO) an allen Sitzungen des Aufsichtsrates teil. Sie/er/xier informiert den Aufsichtsrat über die finanziellen, administrativen, materiellen und personellen Aspekte der Planung, Projekte, Ressourcen und alle rechtlichen Angelegenheiten.

Im Einzelnen bedeutet dies:

  • Betreuung der kurz- und langfristigen Finanzplanung
  • Erstellung von kurz- und langfristigen Plänen für die weitere Entwicklung der Einrichtungen und des Campus
  • Vorbereitung und Unterbreitung von Empfehlungen an den School Director (CEO) in Angelegenheiten, die ein Tätigwerden des Ausschusses erfordern
  • Vorbereitung von Vorlagen für den Vorstand, die die für die Entscheidungsfindung notwendigen und unterstützenden Fakten, Informationen und Berichte enthalten
  • Einführung von Gesetzen, Richtlinien, Schulordnungen und anderen Aufgaben, die ihm vom School Director (CEO) übertragen werden
  • Ordnungsgemäße Sicherung der Gelder, Finanzen und Sachwerte der BBIS
  • Überwachung und Durchführung der Haushaltsverfahren
  • Vorbereitung und Verantwortung für den jährlich vorgeschlagenen Schulhaushalt
  • Ausführung aller Beschlüsse des Aufsichtsrates

Der Business Director (w/m/d) nimmt auch andere Aufgaben wahr, die von Zeit zu Zeit im Rahmen des allgemeinen Aufgabenbereichs in angemessener Weise erforderlich sind.

IHRE QUALIFIKATION
  • Erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium Master in Business Administration oder Business Management
  • Analytisches und strategisches Denken
  • Ausgeprägte Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten
  • Interdisziplinäre Teamführung
  • Interkulturelle Arbeitskompetenz
  • Fließendes Deutsch, sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
INFORMATIONEN ÜBER DIE EINREICHUNG VON BEWERBUNGSUNTERLAGEN

Die Bewerber (w/m/d) werden gebeten, ein Anschreiben und die erforderlichen Unterlagen so früh wie möglich einzureichen, da sich die BBIS das Recht vorbehält, das Auswahlverfahren jederzeit zu beenden, wenn der richtige Bewerber (w/m/d) gefunden wird. Die Prüfung der Bewerbungen beginnt mit dem Eingang der Bewerbungen.

Interessierte Bewerber (w/m/d) sollten eine Bewerbung einreichen, die folgende Bestandteile enthält:

  • Ein Anschreiben, in dem Sie Ihre Stärken als Kandidat erläutern und erklären, warum Sie sich für die Stelle als Business Director (w/m/d) als an der BBIS Berlin Brandenburg International School interessieren.
  • Ein aktueller Lebenslauf von höchstens zwei Seiten, der die gewünschten Qualifikationen enthält.
  • Eine ein- bis zweiseitige Erklärung Ihrer Geschäftsphilosophie.
  • Eine einseitige Liste von mindestens vier Referenzen mit Telefonnummern und E-Mail-Adressen.
  • (Mindestens drei der vier Referenzen müssen dem Bewerber direkt unterstellt gewesen sein, und ein Referenzgutachter muss ein aktueller Vorgesetzter sein. Bei den übrigen Referenzpersonen kann es sich um Kollegen handeln, die der Bewerber (w/m/d) betreut hat).
  • Maximal drei Empfehlungsschreiben, die Ihnen bereits vorliegen können, sind keine Voraussetzung, können aber der Bewerbung beigefügt werden.
  • Die Bewerber (w/m/d) sollten diese Informationen als einen einzigen PDF-Anhang an www.bbis.de/careers senden oder hochladen.

Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung über unseren Empfang unter 033203-8036-0.